Beschreibung
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für den Einsatz von Microsoft 365
Die Unternehmen sollten gem Art. 35 DS-GVO die datenschutzrechtlichen Risiken identifizieren. Dieses geschieht durch eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Hierfür haben wir ein Beispiel einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für den Einsatz von Microsoft 365 erstellt, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Nach unserer Erfahrung ergab sich bei unserem Test ohne den Einsatz der Beispiel-DSFA ein zeitlicher Aufwand eines datenschutzfachkundigen Teams von ca. 50 Arbeitsstunden bei der erstmaligen Durchführung einer DSFA mit diesem Anwendungsfall. Mit Einsatz unserer Beispiel-DSFA für den Einsatz von Microsoft 365 reduzierte sich die Durchführung auf ca. 8 Stunden. Sie können damit somit ca. 80 % der Arbeitszeit einsparen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung muss immer individuell an das Unternehmen angepasst werden.
Inhalt der DSFA für den Einsatz von Microsoft 365:
Im Rahmen des Kaufs stellen wir Ihnen folgende Anlagen zur Verfügung:
1. Linksammlung von weiterführenden Dokumenten und Stellungnahmen (PDF, 1 Seite)
2. Risiken hinsichtlich der Datenschutzgrundsätze gem. Art. 5 DS-GVO (MS Word, 8 Seiten)
3. Schaubild zur Beschreibung des Prozesses und Daten-Lebenszyklus (PDF, 1 Seite)
4. Einschätzung des Datenschutzbeauftragten und Freigabeverantwortlichen (MS Word, 2 Seiten)
5. Vorlage einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung und Löschung als Löschkonzept inkl. Anlagen (MS Word, 8 Seiten)
5.1 Checkliste zu Datenklassen, Dokumenten und Löschfristen (MS Excel, 1 Seite)
5.2 Lösch- und Datenvernichtungsprotokoll (MS Word, 1 Seite)
6. Bericht einer Datenschutz-Folgenabschätzung zum Einsatz von Microsoft 365 (MS Word, 30 Seiten)
7. Lizenzbedingungen zur Nutzung (PDF)
Sie erhalten das Dokument in folgendem Format:
- MS WORD
- ADOBE PDF
Die Dateien werden Ihnen mit Rechnungsstellung bereitgestellt zum Download.
Hinweise für die Nutzung im audatis MANAGER:
Benutzer der webbasierten Datenschutzmanagement-Software audatis MANAGER können diese Vorlage direkt in der Anwendung nutzen. Die Vorlage kann natürlich auch ohne die Anwendung benutzt werden.
Lizenz- und Nutzungsbedingungen:
Einzellizenz
Die audatis Services GmbH als Urheber und Lizenzgeber erteilt Ihnen (auch über genehmigte Zwischenhändler) auf unbestimmte Dauer eine nicht übertragbare und nicht ausschließliche Unterlizenz zur Nutzung der oben genannten Inhalte zu folgenden Bedingungen:
- Sämtliche Eigentumsrechte an den Musterdokumenten, Checklisten und Formularen
verbleiben bei der audatis Services GmbH. Der jeweilige Käufer bzw. Nutzer ist zur
Weitergabe oder Übertragung auf Dritte nicht befugt. - Der Käufer bzw. Nutzer darf die Musterdokumente, Checklisten und Formulare
ausschließlich für seine eigenen Zwecke verwenden. Eine Weitergabe, gleich ob
entgeltlich oder unentgeltlich ist untersagt. Ausnahme ist die Nutzung der erzeugten
Dokumente für interne Zwecke inkl. Vorlage bei Aufsichtsbehörden, etc. - Die Musterdokumente, Checklisten und Formulare erheben keinen Anspruch auf
Richtigkeit und Vollständigkeit und ersetzen keine Rechts- bzw. Datenschutzberatung.
Eine Haftung kann deshalb nicht übernommen werden.
Für alle weiteren Fälle wie Verkauf, Weitergabe mit und ohne Änderungen sind Einzelgenehmigungen des Lizenzgebers notwendig. Ein Verstoß gegen diese Bedingungen wird urheberrechtlich sowie zivil- oder strafrechtlich verfolgt.
Gruppen- und Beraterlizenz
Die audatis Service GmbH als Urheber und Lizenzgeber erteilt Ihnen (auch über genehmigte Zwischenhändler) auf unbestimmte Dauer eine nicht übertragbare und nicht ausschließliche Unterlizenz zur Nutzung der oben genannten Inhalte zu folgenden Bedingungen:
- Sämtliche Eigentumsrechte an den Musterdokumenten, Checklisten und Formularen verbleiben bei der audatis Services GmbH. Der jeweilige Käufer bzw. Nutzer ist zur Weitergabe oder Übertragung auf Dritte nicht befugt.
- Der Käufer bzw. Nutzer darf die Musterdokumente, Checklisten und Formulare ausschließlich für seine eigenen Zwecke verwenden. Eine Weitergabe, gleich ob entgeltlich oder unentgeltlich ist untersagt, sofern diese nicht im Rahmen einer Unternehmensgruppe oder der Betreuung von Beratungsmandaten erfolgt.
- Die Musterdokumente, Checklisten und Formulare erheben keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit und ersetzen keine Rechts- bzw. Datenschutzberatung. Eine Haftung kann deshalb nicht übernommen werden.
Für alle weiteren Fälle wie Verkauf, Weitergabe mit und ohne Änderungen sind Einzelgenehmigungen des Lizenzgebers notwendig. Ein Verstoß gegen diese Bedingungen wird urheberrechtlich sowie zivil- oder strafrechtlich verfolgt.
